La memoria anual de un servicio público de seguridad o emergencias es el documento que recoge todos los datos de la actividad del servicio durante un año. La memoria ha de ser mucho más que una recopilación o sucesión de datos de las actividades realizadas con el objetivo de cumplir con una tediosa obligación rutinaria de exponer todo lo que se ha hecho el año anterior y de rendir cuentas de la organización.
La elaboración de la memoria no solo debe ser un ejercicio de responsabilidad de las administraciones para con sus ciudadanos, sino que ha de ser considerada como una herramienta de gestión de sus directivos por lo que debe abordarse con meticulosidad. Por supuesto, partimos de que ya tenemos un método sistematizado de recogida de datos y de que se han recolectado adecuadamente todos los datos necesarios para elaborar la memoria. Hay que subrayar la importancia de realizar una adecuada recogida de datos para contar con unas buenas estadísticas.
Para confeccionar la memoria es importante definir el público objetivo al que va dirigida, pues, en función de los destinatarios la memoria podría tener estructura y contenidos diferentes.
Lamentablemente muchas memorias anuales de los servicios públicos no siguen un patrón por lo que resulta más complicado elaborarlas y muchísimo más difícil comparar sus datos con las memorias de otros servicios.
Aunque cada organización decide su contenido-estructura en función de sus características e intereses, aquí presento una guía sencilla que puede servir de orientación para elaborar la memoria de una manera más homogénea a los servicios de los departamentos de seguridad.
Estructura de la memoria
La información a incluir en la memoria debe ser presentada de una manera estructurada que haga más fácil su lectura y comprensión para el público al que está dirigida. Una estructura básica de la memoria debe contener:
1.- Presentación
Donde se explique el interés y el objetivo de la elaboración de la memoria y se dé cuenta de algún cambio estratégico importante respecto del año anterior. Suele estar redactado por la autoridad o máximo dirigente, representante de la organización.
2.- Información institucional
Debe incluir de una manera clara y sintética los datos básicos generales del servicio público en relación con la ciudad, comarca, provincia o comunidad, así como la extensión y población cubierta, la plantilla, el número de intervenciones de cada tipo de actuación en el año, víctimas mortales, personas atendidas, el presupuesto anual, y algunos ratios calculados entre estas variables (habitantes/plantilla; plantilla/km2; intervenciones/km2; presupuesto/intervención, etc.), que se podrán utilizar como indicadores anuales y nos servirán año tras año, para analizar la evolución del servicio.
3.- Información corporativa
Aquí se ha de recoger la información relativa a la organización interna y los recursos que se gestionan:
– Plantilla: recoge el organigrama del servicio con la información relativa al personal, distribución de la plantilla, por departamentos, por categorías, por funciones, por edad, por sexo; cambios, altas y bajas producidas, accidentes de trabajo, absentismo, etc.; y tantos datos como quieran exponerse, incluso la tabla salarial, aunque esto se puede recoger en la memoria económica.
– Instalaciones: infraestructuras, bases, parques, comisarías, etc.
– Vehículos: debe contener todos los datos relativos a la flota de vehículos clasificados por tipo, año de matriculación, seguros, kilometraje, ITV, consumos, reparaciones, y cuantos datos se quieran reflejar.
4.- Actividades realizadas
En este apartado se incluye toda la información relativa a las actividades llevadas a cabo durante el año. Por lo general se suele hacer por departamentos: Operaciones, Intervención, Prevención, Formación, etc.
Este capítulo suele ser el que contiene la información más detallada sobre las actividades del servicio. Es una parte sustancial de la memoria en la que se exponen, por lo general, mediante tablas y gráficos las estadísticas anuales de las intervenciones clasificadas por tipos, con tanto detalle como sea posible. Los gráficos más habituales que se incluyen en este apartado son los de las actuaciones o salidas por tipo de alertantes, por tipo de actuación, por base o por unidad, por mes, por día de la semana, por hora del día, por tipo de lugar, por tipo de edificio, por tipo de afectado, por tipo de afectación, por tiempo de respuesta, por tiempo de intervención, etc., etc. Se podrá obtener información más segregada y completa para el análisis final cuantas más variables se contemplen y se correlacionen entre ellas.
5.- Memoria económica
Esta parte, que suele ser la gran olvidada, debe recoger el presupuesto aprobado ese año (detallado por capítulos: Personal, Gasto corriente, Inversiones, etc.), y si se conoce el dato se puede añadir el presupuesto ejecutado.
También se deberían reflejar los ingresos procedentes de cobro de tasas municipal o provincial, o de acuerdos, subvenciones, convenios con otras empresas y entidades, así como los ingresos de multas o sanciones y la aportación de compañías de seguros, y por donaciones o ingresos por otros conceptos.
6.- Análisis
Es la parte más importante de la memoria. Resulta esencial analizar, evaluar y comparar los datos expuestos en los apartados anteriores. Los datos de la memoria en sí mismo no ofrecen información ponderada: dos mil intervenciones al año, no son ni muchas ni pocas si no se correlacionan con otras variables como la superficie o la población o las habidas en años anteriores. Un ciudadano no puede saber si un presupuesto de 15 millones de euros, es mucho o poco, pero si le decimos que el coste del servicio es de 40 € anuales por habitante se hará una idea más aproximada, y si aportamos el dato de que la media española es de 30 € por habitante, entonces le estaremos dando información para que sea feliz por entender que su administración le protege mejor que a los demás ciudadanos o se molestará porque su protección le sale más cara que a los contribuyentes de otras ciudades; eso lo tendrá que decidir el ciudadano. Nuestra obligación es facilitarle la información.
En este apartado es donde se deben incorporar las tablas y gráficos de evolución anual, que nos sirven para detectar nuestros progresos y cambios y actuar en consecuencia. Aquí es donde se ha de realizar el análisis minucioso y detallado de los indicadores que utilicemos como referencia. También se deben incorporar comentarios desde una perspectiva imparcial que evalúe los resultados y se ofrezcan conclusiones objetivas. Este apartado es el que, desde una perspectiva interna, tiene mayor interés como instrumento de la gestión del servicio público.
7.- Otros
Puede ser interesante, además, recoger otras acciones o eventos, como las apariciones en prensa, las fotografías de las actuaciones más relevantes o de mayor impacto social, las actividades socio-culturales, visitas de personalidades, etc.
Transparencia
Los ciudadanos deben saber lo que hacen los servicios públicos, dónde lo hacen, cuántas veces lo hacen, etc. Se les debe más información sobre la actividad que ellos sostienen con sus impuestos. Y también deben saber cuánto se gasta y cómo y en qué se gasta.
Todas las actividades realizadas por los servicios públicos han de ser transparentes y por lo tanto publicadas para conocimiento de los ciudadanos. Por ello, todos los servicios públicos de las administraciones deberían publicar sus memorias de actividades en sus páginas webs, lo que, a fecha de hoy, ocurre en muy pocos servicios españoles, por lo que hay que felicitar a los que lo hacen.
Presentación
Una vez elaborada y presentada la memoria con una estructura tipo, es mucho más fácil realizarla cada año siguiendo el mismo guion.
Si todas las memorias de los servicios homólogos presentasen sus datos de la misma manera podríamos realizar sencillas comparaciones de los servicios que se prestan.
Otro asunto es usar las estadísticas adecuadamente para que resulten útiles.
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En mi opinión, todos vivimos en una esfera de influencia personal que es determinante a la hora de ver el mundo y opinar. Me gustaría pensar que las memorias se elaboran para analizar y mejorar, pero no puedo evitar pensar que es por alguna de las otras dos opciones.
Totalment d’acord David.
David, no puedo estar más de acuerdo contigo.
Saludos.